Janne Silfverberg kan lite om mycket, en god egenskap hos en församlingssekreterare.

Hjälper med stort och smått

FÖRSAMLINGSKANSLI.

Församlingskansliet är spindeln i nätet som ser till att församlingen fungerar. Det är också nästan alltid kansliet som utgör den första kontakten mellan församlingen och dess medlemmar.

5.1.2022 kl. 06:00

Oberoende av ärende är kansliet ofta den första kontakten mellan församlingen och dess medlemmar. Janne Silfverberg som är församlingssekreterare i Petrus församling beskriver kansliet som församlingars ansikte utåt.

– Vi är alltid på plats och kan skicka folk vidare till präster och kantorer eller så kan vi hjälpa med något praktiskt ärende. Under mina fyra år här har jag lärt mig vem man ska fråga och vart man ska vända sig med olika ärenden.

Förutom kontakten till församlingsmedlemmar är församlingssekreteraren, tillsammans med kyrkoherden, den anställda i församlingen som har kontakt till myndigheter och omvärlden.

– Kansliets uppgift är också att göra livet lättare för den övriga personalen så att de kan göra sitt arbete utan att behöva fundera på det byråkratiska.

Många ärenden blir digitala

Hur ska då den enskilde församlingsmedlemmen numera sköta sina ärenden som angår kyrkan? Digitaliseringen har gjort att mycket förändrats och numera görs det mesta online, också sådant som tidigare skett på församlingskansliet.

– Så gott som alla praktiska saker som till exempel ämbetsbevis fås numera från samfälligheten. Vi på kansliet gör grovjobbet som att fylla i dopformulär, skriver på papper och stadfäster men det är via samfälligheten det mesta sköts. Information om olika ärenden får man genom samfällighetens hemsida eller genom att ringa dit, säger Silfverberg.

Finns det alls något ärende längre som kräver ett besök till kansliet eller har allt flyttat över till det digitala?

– Härifrån kansliet får man dopsockor, dop- och familjebiblar och här i församlingen ordnas också till exempel dopsamtal med en präst. Och så hjälper vi förstås till med alla möjliga olika små eller stora ärenden som behöver hitta lösningar.

Fysiska kansliet är oersättligt

Pia Valtanen är byrå- och informationssekreterare på Helsingfors kyrkliga samfällighet. Hon understryker att det är oerhört viktigt att det finns en balans mellan digitalisering och fysiska platser dit man kan vända sig eller besöka.

– Det är jättebra att nästan alla ärenden numera kan göras online men det är samtidigt viktigt att komma ihåg att alla inte har den möjligheten. Det måste också finnas lokala, fysiska platser dit människor kan komma med stort eller smått.

Valtanen konstaterar att digitaliseringen lett till att kontakten och samtalen mellan församlingen och dess medlemmar på många sätt flyttat till nätet. Men alls inte helt och hållet.

– Digitaliseringen leder till färre fysiska människomöten men fortsättningsvis kommer människor till församlingen med alla slags ärenden. Jag kommer till exempel att tänka på en person som hade en del gamla biblar och psalmböcker och undrade om församlingen kunde ta emot dem.

Vintertid tycker Pia Valtanen att det är en bra idé att ha en termos med glögg i aulan för dem som tittar in och kanske behöver en liten pratstund.

– Kansliet är den första kontakten och tröskeln att ta kontakt ska vara jättelåg.

Hurdan personlighet behöver man ha för att jobba i kansliet i en församling?

– Man behöver nog kunna hålla många bollar i luften samtidigt. Det är bra att veta lite om mycket, vara tålmodig och vänlig och känna till både församlingen och samhället väl. Ju fler språk man kan, ens några fraser, desto lättare har man.

Johan Myrskog


TV-REPORTAGE. Att tvinga någon att förbli i ett äktenskap kan vara straffbart, säger juridikprofessor i Svenska Yles program Spotlight. 30.4.2025 kl. 10:48

SAMKÖNAD VIGSEL. Åtta år efter att samhället införde regnbågsvigsel ska det evangelisk-lutherska kyrkomötet brottas med saken igen. 29.4.2025 kl. 11:57

PETRUS FÖRSAMLING. Enskilda församlingsrådsmedlemmar har inte besvärsrätt mot ett domkapitel, slog en av landets förvaltningsdomstolar fast. 28.4.2025 kl. 11:41

katolska kyrkan. Påven Franciskus är död. Han blev 88 år gammal och dog i sitt hem i morse, meddelade Vatikanen i ett pressmeddelande på annandag påsk. 21.4.2025 kl. 11:46

GT. Också hos flitiga bibelläsare tycks Gamla testamentet falla mer och mer i skymundan. Det visade en enkät som Kyrkpressen gjorde i vintras. Vi tog frågan med GT-teologerna Lotta Valve och Antti Laato. 17.4.2025 kl. 18:30

Personligt. – Jag har en sida som litar starkt på Gud – och en som lätt faller i tvivel, säger konstnären Robert Hedengren. 17.4.2025 kl. 13:59

katolska kyrkan. Påven Franciskus, 88, är på lång sjukledighet. Efter hans tolv år som ledare för den katolska kyrkan är det mänskligt sett dags att tänka på vem som kommer att efterträda honom. 16.4.2025 kl. 10:57

PÅSK. Vi bad tre personer redogöra för ett viktigt bibelställe i påskberättelsen. De sökte sig till berättelserna om sista måltiden, Judas och Petrus. 14.4.2025 kl. 17:37

Via crucis. I sin gestaltning av Jesus har Elias Edström tänkt på manlig vänskap och hur den tar sig uttryck. Lärjungarna låg ju i famnen på Jesus. Det fanns en närhet. 14.4.2025 kl. 18:00

NYTT FRÅN DOMKAPITLET. Nytt från domkapitlets sammanträde 10 april 2025. 11.4.2025 kl. 10:56

ekumenik. Laura Häkli börjar i höst leda det dagliga arbetet med Ekumeniska rådet. Hon kommer från Finska Missionssällskapet. 10.4.2025 kl. 15:16

jakobstad. Det kommande året är det Catharina Englund som är tf kyrkoherde i Jakobstads svenska församling. Det är med ”skräckblandad förtjusning” hon går in i uppgiften. 10.4.2025 kl. 12:11

STRATEGI. Nu i vår tar arbetet med en ny strategi på allvar fart i Jakobstads svenska församling. Samtliga medlemmar i församlingen bjuds med i arbetet med den nya strategin. 10.4.2025 kl. 12:17

domprost. Domkyrkoförsamlingen i Borgå vill välja ny domprost i november. Församlingen har begärt att tjänsten lediganslås av domkapitlet i sommar. Valet skulle göras som ett direkt val av församlingsmedlemmarna. Valdagen blir preliminärt den 9 november. 9.4.2025 kl. 15:45

sibbo. Det krävs inget annat än en vilja om att be. Man behöver inte vara van vid bön eller vältalig. Kraften i bönen ligger inte hos den som ber, utan hos den som hör bönen. Alltså hos Herren själv. 9.4.2025 kl. 15:22

samer. Ärkebiskopen böjde sitt huvud tre gånger i den liturgiska ångergesten och bad på kyrkans vägnar det samiska folket om förlåtelse. Kyrkan har inte alltid handlat rätt i Sápmi. Med vad händer nu? 2.6.2025 kl. 10:00

SAMER I KYRKAN. Kyrkan vill ibland framstå som den största av syndare och berätta hemska historier om sig själv från förr. Men det som räknas är var kyrkan står inför samernas framtid, säger den samiska teologen Lovisa Mienna Sjöberg. 2.6.2025 kl. 10:00

den blomstertid. Har du någonsin undrat hur ”Den blomstertid nu kommer” skulle låta på Vörådialekt? Nu behöver du inte undra längre. 30.5.2025 kl. 14:52

Kolumn. Vår första bön i lidandet ska inte i första hand vara att Gud tar oss ur lidandet – utan att vi bjuder in honom att vandra med oss genom det. 30.5.2025 kl. 13:35

Replot. Hans Boije har i sommar hållit i rodret i Replot i nästan 1,5 år – nu är det dags att dra vidare och låta ny krafter ta över. 30.5.2025 kl. 13:17