När Kipa lanserades var det tal om inbesparingar på sju miljoner euro per år från 2018. Församlingsekonomerna bemöter den siffran med stor skepsis. Frågan är om man över huvudtaget sparar något eller om Kipa till och med blir dyrare.
Ekonomicheferna Frej-Erik Sikström i Korsholm och Inger Andersson i Lemland-Lumparland, församlingar som redan anslutit sig, har hittills bara sett ökade kostnader.
– Investeringarna för att ansluta sig var högre än beräknat, säger Andersson. Någon personal kan vi inte friställa. Vi har heller inte gjort några inbesparingar. Tvärtom har våra servicekostnader ökat med 15 procent jämfört med det ekonomi- och personalförvaltningssystem vi använde tidigare.
Sikström räknar med att samfällighetens kostnader stigit med cirka 35 000 euro per år efter Kipa. Korsholm betalar en serviceavgift på 45 000 euro om året.
– Då vi gick med i Kipa skulle vår heltidsanställda löneräknare gå i pension. Vi trodde vi skulle klara oss med en tjänst på 30 procent i stället. Men det höll på att gå riktigt tokigt och vi tvingades öka anställningen till 80 procent.
Sikström har svårt att se att löneräknarens arbetstid kan minska. Sker det en förändring så blir det åt andra hållet.
– Det är svårt att förklara för förtroendevalda var de utlovade inbesparingarna är.
Seija Mäenpää, direktör för Kipa, efterlyser tålamod. Inkörningsperioden pågår för alla ännu.
– Inbesparingarna kan komma först fem år efter att man anslutit sig, säger hon. Övergångstiden är lång.
Kipa har varit i gång sedan 2013. Mäenpää säger att några kunder redan noterat inbesparingar.
– En av våra större kunder har sparat in sex tjänster på ekonomikontoret. En annan har minskat från tre tjänster till en och en halv.
Korsholm var en av de första samfälligheterna som anslöt sig 2013. Lemland-Lumparland anslöt sig till Kipa 2014 och Inger Andersson jobbar nu med sitt första Kipa-bokslut.
– Övergången var tuff, säger Sikström. Speciellt för oss som var en av pionjärerna. Vi fick ta många smällar som de som anslutit sig senare inte behöver ta.
Ändå får församlingarna bereda sig på en tuff övergång till Kipa. Så var det också i Lemland-Lumparland.
– Det var en hel del merarbete, säger Inger Andersson. Stora kostnader uppstod på grund av övertidsarbete.
Seija Mäenpää bekräftar att alla upplevt övergången som jobbig. I synnerhet de små församlingarna.
– Det är normalt att Kipa möts med skepsis, säger hon, Det tar också tid att lära sig de nya rutinerna.
Systemet bygger på att man aktivt kommunicerar med centralen genom det inbyggda kommunikationssystemet Jira. Andersson och Sikström har noterat att det blir en del skrivarbete och ibland kan svaret dröja flera dagar. Språkförbistringen gör att det ibland är svårt att förstå svaret.
– Jag är glad över den svenska centralen i Borgå och jag upplever att de gör så gott de kan där. Jag klagar inte på den svenska servicen, säger Sikström.
Också Andersson tycker att kontakten till Borgå är positiv. Men bägge skulle gärna se att man fick snabbare svar därifrån.
– Det är som om jag fått nya arbetskamrater, säger Inger Andersson. Men reglerna tillåter inte att man ringer och frågar, utan allt ska skrivas i Jira. Men ibland är läget akut och då måste man få ringa. Det börjar de förstå. Men man kan inte ringa direkt till en speciell person som man vill ställa en fråga till, utan man ringer till ett allmänt nummer.
Den svenska yrkesvokabulären är en utmaning i synnerhet för dem som har finska som modersmål. På Kipa i Borgå utbildas personalen i svenska som bäst.
Även om både Sikström eller Andersson hellre fortsatt med det gamla systemet ser de ändå fördelar med Kipa.
– Den dagliga fakturahanteringen som Kipa står för vill jag inte bli av med, säger Andersson. Löneräkningen ger oss mera jobb innan allt är inmatat, godkänt och rättat.
Sikström håller med. Bägge uppskattar också att Kipa tar hand om årsskiftesanmälningarna för skatterna, pensioner och till FPA samt sköter A7-blanketterna för ekonomi och statistik.
Läs mera i Kyrkpressen 12/2015
