Oberoende av ärende är kansliet ofta den första kontakten mellan församlingen och dess medlemmar. Janne Silfverberg som är församlingssekreterare i Petrus församling beskriver kansliet som församlingars ansikte utåt.
– Vi är alltid på plats och kan skicka folk vidare till präster och kantorer eller så kan vi hjälpa med något praktiskt ärende. Under mina fyra år här har jag lärt mig vem man ska fråga och vart man ska vända sig med olika ärenden.
Förutom kontakten till församlingsmedlemmar är församlingssekreteraren, tillsammans med kyrkoherden, den anställda i församlingen som har kontakt till myndigheter och omvärlden.
– Kansliets uppgift är också att göra livet lättare för den övriga personalen så att de kan göra sitt arbete utan att behöva fundera på det byråkratiska.
Många ärenden blir digitala
Hur ska då den enskilde församlingsmedlemmen numera sköta sina ärenden som angår kyrkan? Digitaliseringen har gjort att mycket förändrats och numera görs det mesta online, också sådant som tidigare skett på församlingskansliet.
– Så gott som alla praktiska saker som till exempel ämbetsbevis fås numera från samfälligheten. Vi på kansliet gör grovjobbet som att fylla i dopformulär, skriver på papper och stadfäster men det är via samfälligheten det mesta sköts. Information om olika ärenden får man genom samfällighetens hemsida eller genom att ringa dit, säger Silfverberg.
Finns det alls något ärende längre som kräver ett besök till kansliet eller har allt flyttat över till det digitala?
– Härifrån kansliet får man dopsockor, dop- och familjebiblar och här i församlingen ordnas också till exempel dopsamtal med en präst. Och så hjälper vi förstås till med alla möjliga olika små eller stora ärenden som behöver hitta lösningar.
Fysiska kansliet är oersättligt
Pia Valtanen är byrå- och informationssekreterare på Helsingfors kyrkliga samfällighet. Hon understryker att det är oerhört viktigt att det finns en balans mellan digitalisering och fysiska platser dit man kan vända sig eller besöka.
– Det är jättebra att nästan alla ärenden numera kan göras online men det är samtidigt viktigt att komma ihåg att alla inte har den möjligheten. Det måste också finnas lokala, fysiska platser dit människor kan komma med stort eller smått.
Valtanen konstaterar att digitaliseringen lett till att kontakten och samtalen mellan församlingen och dess medlemmar på många sätt flyttat till nätet. Men alls inte helt och hållet.
– Digitaliseringen leder till färre fysiska människomöten men fortsättningsvis kommer människor till församlingen med alla slags ärenden. Jag kommer till exempel att tänka på en person som hade en del gamla biblar och psalmböcker och undrade om församlingen kunde ta emot dem.
Vintertid tycker Pia Valtanen att det är en bra idé att ha en termos med glögg i aulan för dem som tittar in och kanske behöver en liten pratstund.
– Kansliet är den första kontakten och tröskeln att ta kontakt ska vara jättelåg.
Hurdan personlighet behöver man ha för att jobba i kansliet i en församling?
– Man behöver nog kunna hålla många bollar i luften samtidigt. Det är bra att veta lite om mycket, vara tålmodig och vänlig och känna till både församlingen och samhället väl. Ju fler språk man kan, ens några fraser, desto lättare har man.
