Kyrkans dyra ekonomisystem: Hans Boije vill kunna välja bort Kipa

Vattenfall, ABB, Miele eller Posten … det är ju koncerner där ett system för ekonomihantering som Kipa kunde fungera. Men inte i kyrkan. Kyrkan är ingen koncern, säger Hans Boije.

– Jag har sysslat med ekonomi och ekonomi­styrning under en stor del av mitt yrkesliv. Vem som helst kan ju se att det där med Kipa bara kan bli dyrare, säger han.

Hans Boije är kyrkoherde i Vörå församling ochdiplomingenjör. Han har jobbat inom energi och media in­nan han sadlade om och blev präst.

– När jag började i Vasa församling skulle jag göra en reseräkning. Jag fick gå till församlings­sekreterarna och säga att jag har sysslat med ekonomi- och datasystem i 30 år och rest en massa, men att jag inte begriper mig på det här ur­dåliga systemet.

Kipa, säger Hans Boije, avskaffar inget arbetsskede när man hanterar löner, reseräkningar och fakturor. Det lägger bara till ett led utanpå.

– Det är ändå bara ute i församlingen du kan bedöma om en kostnad är rätt och hur du ska kontoföra den, säger Hans Boije.

»Men kyrkan är ju ingen koncern.«

Den tyska it-plattformen SAP som Kipa bygger på är bra för koncerner. Företagen inom en koncern gör affärer sinsemellan och de ska elimineras i ett koncernbokslut. Men så är det ju inte i kyrkan, som inte är en koncern, säger han.

Det datasystem som fem tyska ingenjörerpå 1970-talet tog med sig från kontorsmaskins­jätten Xerox utvecklades för helt andra ändamål. SAP-ingenjörernas första kund var en multi­nationell kemikoncern som sålde konst­fiber, betablockerare och bröstcancer­medicin i Tyskland. Nu använder den evangelisk-lutherska kyrkan i Finland det.

På alla anställdas läppar

I församlingens ungdomslya i Borgå kopplar barn- och ungdomsarbetsledare Mats Fontell upp sig till Kipa på sin laptop i en av ungdomsvåningens röda soffor i Domprostgården; grå och senapsgula mattor på golvet. Han jobbar i Domkyrko­församlingen i Borgå sedan över 30 år.

– Det fanns en tid när vi brukade säga ”goddag-goddag, kipaa-kipaa”, skrattar han.

Kipa har varit på alla kyrkans anställdas läppar med alla dess otympligheter och motgångar. Men Mats Fontell klickar vant upp Kipas orange ingångssida och tycker inte att systemet är oöverkomligt krångligt. Tvärtom: sammanfattningarna av både egna räkningar och andras, som han numera som förman ska godkänna, tycker han är överskådliga.

Har han frågor kring till exempel komplicerade fakturor så är kansliföreståndaren Jonna i församlingen huvudanvändare, och henne kan han fråga.

Mats Fontell leder arbetet med barn- och ungdom i Domkyrkoförsamlingen i Borgå. Han är rätt så nöjd med det ofta illa omtyckta Kipa-programmet. – Foto: Jan-Erik Andelin

Oro för personalbrist

Kipa växte fram inom kyrkan kring 2005. En kommande våg av pensioneringar på församlingskanslierna runt om i landet oroade kyrkans ledning och Kyrko­styrelsen.

Ekonomi- och personalförvaltningen i församlingarna kunde tas över av servicecentraler som till en början skulle blir fyra till sex till antalet, tänkte man; en av dem svenskspråkig.

Kipas namn kom till en början från projektet kring kirjanpito ja palkan­laskenta, bokföring och löneräkning, men har så småningom till vardags kommit att stå för hela Kyrkans service­central och dess namn på finska.

Många protesterade mot planerna. I en skrivelse till kyrkomötet, undertecknad av över 500 kyrkoherdar, ekonomichefer och församlingsanställda, ville de att Kipa inte skulle införas.

Ekonomichefen vid Kyrkostyrelsen Heikki Kämäräinen som hade ålagts att arbeta med reformen såg inte heller några inbesparingar. Det ledde till en konflikt med hans chef, ecklesiastikrådet och juristen Leena Rantanen, som till sist ska ha gett Kämäräinen en varning.

När Kipa körde i gång 2012 lämnade Kämäräi­nen Kyrkostyrelsen och blev ekonomichef vid missionsorganisationen Såningsmannen.

Dumförklarade kyrkomötesombud

Helene Liljeström var kyrkoherde i Sibbo och ombud i kyrkomötet när frågan avgjordes i vårsessionen 2010. Då hade planerna mött hårt motstånd höstsessionen innan.

– När vi på nytt samlades i maj så fanns det broschyrer om detta system. På mittuppslaget hade man på vänster sida ritat en figur, typ ekonomichef, överlupen med papper och till höger lösningen: ett skrivbord, en dator och en människa som satt där. Jag kände mig spontant gans­ka dumförklarad, säger Helene Liljeström.

Året därpå, 2011, grundades Kyrkans servicecentral. Av sex centraler blev det till sist bara två. Centralen hade en svensk enhet i Borgå, medan högkvarteret placerades intill domkyrkan i Uleåborg. Det första året jobbade där ett 40-tal anställda som välsignades till tjänst i domkyrkan hösten 2012.

Landets församlingar, samfälligheter, stift och centralförvaltning hade nu fem år på sig till 2017 att gå med i Kipa-systemet. Det var obligatoriskt och inskrivet i kyrkoordningen.

Tretton pilotförsamlingar i Uleåborgstrakten hade testat systemet. I Borgå stift infördes det redan 2013 bland annat i Hangö, Raseborg, Korsholm och Kronoby. År 2014 gick domkapitlen och Kyrkostyrelsen med i Kipa. Helene Liljeströms Sibbo gick med 2015.

– Vi hade en ekonomichef som tog det hela ganska bokstavligt och tänkte att vi inte behöver nyanställa när någon slutar. Vilket inte stämde. Det är väldigt många funktioner i en församling eller samfällighet. Man klarar inte allt med bara Kipa.

Efter starten skenar kostnaderna för Kyrkans servicecentral i väg. På fyra år tredubblas personalen och år 2016 har Kipa 136 anställda. Då har den sista gruppen om över 1oo församlingar och samfälligheter ännu inte gått med. Det gör de först i början av år 2017.

Kostar nio miljoner euro

När det heltäckande Kipa kör i gång tillträder ekonomen och diplomingenjören Sami Savilaakso som ny direktör. Han har bakgrund i Nokia och it-branschen och efterträder Seija Mäenpää som efter att ha dragit lasset med den hårt kritiserade centralen går till ett annat jobb i en liten kommun i regionen.

– Hoppas ni på Kyrkpressen inte fastnar i ”forntiden” utan också ser de utvecklingsspår vi har haft under de senaste åren. Nu förverkligas ekonomisk nytta och utvecklingspotential i kyrkan, skriver Sami Savilaakso i mejl.

Läget är inte detsamma nu som under servicecentralens första fem år, skriver han. I dag använder hela 65 församlingar frivilligt en del av de tilläggsfunktioner Kyrkans servicecentral erbjuder. Bland svenska församlingar räknar han upp Kristinestad, åländska Saltvik och Brändö-Kumlinge samt rikssvenska Olaus Petri.

Kostnaderna för Kyrkans servicecentral stiger från år till år och är 2023 uppe i 9,3 miljoner euro som församlingarna betalar via en service­avgift. Kyrko­mötet har ålagt kyrkans centralförvaltning att spara, men centralen i Uleåborg planerar att fram till 2027 att öka sin personal om nuvarande 102 med fem personer.

– Kyrkans servicecentral kostar i snitt bara 0,8 procent av en församlings totala ekonomi. Det har en begränsad betydelse för helheten, skriver Sami Savilaakso.

Egna lösningar kunde utredas

Kipa utvecklas vidare. Vid Kyrkostyrelsen i Helsingfors håller ecklesiastikrådet Juha Tuohimäki i uppföljaren Kipa 2.

Till Kyrkpressen säger han att han är medveten om den kritik Kipa har fått, och inte bara från små församlingar, utan också från större samfälligheter.

– Ett viktigt mål är att göra Kipa användarvänligare. Systemet för reseräkningar och utlägg som nästan alla i kyrkan, också förtroendevalda, använder är faktiskt olovligt klumpigt, säger han.

Men Kyrkans servicecentral som nu hanterar över en fyra miljoner löne- och andra bokföringsoperationer per år har blivit mycket effektivare, säger Juha Tuohimäki. Robotik sköter numera om allt flera masstransaktioner kring bokföringen.

I Vörå har kyrkoherde Hans Boije önskat att församlingar skulle få lämna Kipa om de vill.

– Jag säger inte att han har helt fel, säger Juha Tuohimäki. Jag vill ju inte flagga för att jag tycker att församlingar ska lämna Kipa, men saken kunde utredas. En liten församling har kunnat sköta samma sak, om inte med penna och rutigt papper, så i alla fall enklare, säger han.

Juha Tuohimäki förstår att det finns de som tänker sig att det hela också kunde gå att sköta med en lokal bokföringsbyrå. Men alla kan inte heller ha olika system – det blir dyrt, säger han.

"All svensk service ges numera från Uleåborg. Vi strävar till att 15 till 20 procent av våra anställda ska kunna svenska."

Svenska centralen i Borgå upplöst

Kipa leds av en 11 personers direktion. I den har en svensk representant suttit ända sedan förarbetena med systemet redan på 2000-talet. Ingeborg Malm är ekonomichef i Sjundeå samfällighet. Hon ska också se till de små församlingarnas och samfälligheternas intressen.

Kyrkpressen ber Ingeborg Malm om en intervju. Hon säger kort att hon har mest positiva erfarenheter av Kipa, men tycker att vi ska tala med någon annan. Vi insisterar. Som långvarig svensk representant borde hon ge sin syn på verksamheten. Hon lägger på luren.

Kyrkpressen får också veta att det lilla svenska Kipakontoret i Borgå i och med pandemi och distansarbete har försvunnit. 260 kvadratmeter kontor i det massiva WSOY-kvarteret mitt i stan står tomma; hyres­avtalet löper ut i höst.

– Den svenska verksamheten har inte på flera år varit bunden till en plats. Den svenska servicen sköts nu på distans från Uleåborg. Vi uppmuntrar våra anställda att lära sig svenska och räknar med att 15–20 procent av våra anställda ska kunna betjäna på svenska, skriver Sami Savilaakso.

De blivande biskoparnas hus

Kyrkans hus i Helsingfors är en av vägarna till biskopsämbetet. Kanslichef Pekka Huokuna som i dag är högsta ansvarig för Kipa har ställt upp i biskopsvalet i Sankt Michel. Många som Kyrkpressen har talat om Kipa med hänvisar till hans föregångare, ex-kanslichefen Jukka Keski­talo som var med när Kyrkostyrelsen drev på att Kyrkans servicecentral blev till.

Jukka Keskitalo är numera biskop i Uleåborg.Kyrkpressen ber via hans specialmedarbetare honom om en intervju. Vi erbjuder två vardagar efter vårens biskopsmöte, men får det artiga svaret att biskop Jukka inte hinner.

Vi ger biskopen en vecka mera tid. Han hinner inte då heller.

FAKTA: Kipa och Kyrkans servicecentral

• Kipa har bland kyrkans anställda två betydelser. Det är kyrkans bokförings- och löneräkningsprogram. Det används också för organisationen Kyrkans servicecentral.
  
  
• Kyrkans servicecentral verkar sedan 2012 i Uleå­borg med drygt 100 anställda. En tredjedel av den evangelisk-lutherska kyrkans centrala förvaltning jobbar här.
  
  
• Årsbudgeten är 9,3 miljoner euro. Pengarna uppbärs som en serviceavgift av drygt 250 ekonomiska enheter inom kyrkan.

Transparens: Hans Boije är styrelseordförande för Fontana Media som ger ut Kyrkpressen.